Un wedding planner puede ahorraos tiempo y dinero en la organización de vuestra boda. No solo conoce los proveedores indicados, sino que en momentos de crisis sabe cómo solucionar imposibles como unos anillos que no aparecen o cualquier improvisto que se tercie. Para que esto sea así, el o la wedding planner, además de tener suficiente amabilidad y carisma para escuchar e interpretar todos vuestros deseos respecto a la decoración, debe tener el conocimiento y la experiencia para hacerlos realidad. Pero ¿cómo saber que estás contratando a un auténtico profesional? La única forma es preguntar. Aprovechad muy bien vuestra primera reunión formulando estas diez preguntas:
1. ¿Qué tipo de servicios ofrece y cuál es su alcance?
La mayoría de wedding planners ofrecen distintos tipos de servicios: el servicio completo que se encarga de todos los detalles, coordinación completa el dia B y la ayuda en todo momento desde el minuto uno para escoger el lugar para la boda, los proveedores que mejor se adapten a vuestras necesidades o cualquier idea que se os ocurra. Es decir, una ayuda completa en todos los aspectos de vuestra boda
Algunos wedding planners se limitan solo a los aspectos logísticos, como la contratación de servicios para tu boda, o la colocación de elementos decorativos el día del evento. Otros, sin embargo, únicamente te acompañan el día de tu boda para comprobar que todo salga tal y como deseas.
En Victoria Eventos nos adaptamos a vuestras necesidades, realizamos desde un servicio integral con todos los servicios de principio a fin, hasta cualquier ayuda que necesiten los novios, por más mínima que sea.
2. ¿Qué medidas de seguridad e higiene van a tomar el día del evento?
Con todo el tema Covid-19 es normal que queráis que vuestra familia y amigos estén seguros y disfruten del día sin preocupaciones. Un profesional debe estar enterado de todas las medidas de seguridad que se deben tomar y tener los medios suficientes para poder llevarlas a cabo. Todos los invitados deben estar seguros y las medidas de higiene y seguridad deben ser respetadas en todo momento.
3. ¿Cuántas personas horas, correos, llamadas y reuniones incluye tu contrato con tu WP?
Normalmente las parejas trabajan y dedican las pocas horas de su tiempo libre juntos a organizar y decidir aspectos importantes sobre su día especial. Un auténtico Wedding Planner se adapta a sus novios y está siempre que ellos le necesiten. Es indispensable conocer si la comunicación con tu Wedding Planner es ilimitada o si el paquete incluye una cantidad fija de correos, llamadas telefónicas y reuniones.
4. ¿Ha trabajado antes con el lugar donde vais a realizar el evento o en lugares similares?
Si ha realizado alguna boda en el mismo lugar donde vosotros vais a celebrar, indagad sobre los resultados. Si no ha realizado bodas en el mismo lugar, preguntad si lo ha hecho en lugares similares y su capacidad para hacerlo. No obstante, un profesional sabe adaptarse a cualquier medio y aunque el sitio sea el mismo, la boda puede ser completamente diferente. Cada pareja es única y merecéis tener un día tan especial como lo sois vosotros.
Por otro lado, hay que tener en cuenta muchos factores, por ejemplo, si la boda se fuera a llevar a cabo en exteriores, es la oportunidad para preguntarle sobre un plan B en caso de mal clima.
5. ¿Qué puede lograr con el presupuesto que disponéis?
Aunque un buen wedding planner tendría que trabajar con todo tipo de proyectos y presupuestos, es indispensable saber si sus precios se ajustan a tu presupuesto. Vosotros podéis tener una idea de lo que cuesta un ramo de flores naturales mientras el proveedor del wedding planner puede estar muy por encima de sus posibilidades. Explicadle abiertamente con cuánto presupuesto contáis y pedid una idea de lo que necesitáis para saber si se adapta a vuestro bolsillo. En sí los servicios de un wedding planner no son tan caros como la gente piensa pero hay que tener en cuenta que es un duro trabajo desde el inicio del proyecto hasta el día B y que los servicios de proveedores externos no se pagan solos.
6. ¿Cuáles son las tarifas incluidas en el paquete y cuáles las adicionales?
Si no queréis llevaros una sorpresa, es mejor asegurarse cómo calcula la tarifa: ¿Por hora?, ¿es un porcentaje del costo total de la boda?, ¿es una tarifa plana? Solicitad el detalle de todos los ítems que incluye. Preguntad cuál es el costo de cualquier servicio adicional que no esté incluida en el contrato: viajes, visitas a lugares, etc. y verificad si la tarifa incluye el día de ensayo de la ceremonia.
7. ¿Están obligados a suscribir los contratos con sus proveedores? ¿Recibe comisiones o descuentos de su parte?
Puede que conozcan un muy buen proveedor para el diseño de arreglos florales para boda. Es recomendable que vosotros tengáis la libertad de contratar a los proveedores que prefiráis. Así mismo, lo ideal es que el wedding planner financie sus servicios con la tarifa que cobra y no con descuentos adicionales por parte de los proveedores. Los descuentos deben ir destinados a los novios, no a los organizadores.
8. ¿Cuánto tiempo lleva ejerciendo como wedding planner? ¿Es una persona jurídica legalmente constituida?
El tiempo de experiencia os dará una idea de la trayectoria y capacidad del profesional. Saber si es una persona jurídica constituida brinda seguridad sobre su seriedad y os permite contar con el respaldo legal en caso de que algo no salga bien. No dudéis en pedir testimonios y referencias de clientes anteriores para haceos una idea de la profesionalidad que están contratando.
En nuestro caso, en Victoria Eventos llevamos casi 40 años dando servicios para bodas y experiencia es lo que nos sobra. Hemos ido adaptándonos a los nuevos tiempos, las modas y las necesidades de cada pareja, por ello, cientos de parejas nos avalan.
9. ¿Cómo se realizarán los pagos?
Es indispensable conocer cuál es su política de pagos o financiación y los medios de pago posibles. Igualmente, si debe pagarse un depósito inicial y las fechas límites de los pagos siguientes. Es natural que los novios, aparte del servicio del wedding planner tengan más pagos durante el proceso, por lo que un auténtico profesional debe saber adapatarse a las circunstancias y darles las mayores facilidades. Recordad que un wedding planner es una ayuda, no un obstáculo.
10. ¿Cuál es su política de reembolso o cancelaciones?
Tanto para vosotros como para el wedding planner, pueden ocurrir imprevistos que modifiquen lo que teníais inicialmente planeado y que os obliguen a cambiar parte o la totalidad del contrato. Aunque no sea la pregunta más amable, informarse sobre la política de reembolso y cancelaciones es indispensable.
Antes de tomar la decisión final, revisad con cuidado el contrato. Y luego de firmado, disfrutad del gusto y privilegio de contar con un profesional para hacer realidad su boda soñada. En Victoria Eventos estaremos encantados de despejar cualquier duda que tengáis y ayudaros en todo lo que necesitéis
¡Que estas preguntas os sirvan para elegir un Wedding Planner no solo apto, sino insuperable! ¡¡Os esperamos!!